¿No sabe de qué manera tratar correctamente sus documentos?

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Actualmente una de las tantas tareas en el mundo empresarial es el manejo de los documentos tales como: políticas, contratos, normas, manuales, y la forma en la que los diferentes usuarios, áreas y puestos realizan el control de estos sin ningún tipo de restricción. Por esta razón es de suma importancia tener un control de que o quienes pueden realizar ciertas acciones sobre el documento, además del trato que reciben una vez registrados, como su visualización, modificación, impresión etc.

 

¿Cuál es la problemática?

Las plataformas que existen en el mercado (Google Drive, Dropbox, One Drive, entre otros) proveen diferentes opciones de almacenamiento, ofreciendo el control y categorización a partir de las necesidades del usuario, sin embargo, hay una gran limitación por parte de estos sistemas. Ejemplo: si el documento almacenado tiene cierta validez, una vez que este haya perdido dicha validez las plataformas no tienen la capacidad de notificar este evento, por otro lado, tampoco existe un control de revisión de documento para ciertos usuarios donde éste sea aprobado o no, estas y otras limitantes perjudican la eficiencia del manejo de documentos.

 

¿De qué forma garantiza la seguridad del documento?

Con las plataformas gratuitas no existe garantía de que los documentos almacenados mantendrán su integridad, además de que tampoco se genera un registro de los cambios que se hacen sobre el documento, por lo tanto, un usuario podría afectar cualquier documento y no existiría un historial de las alteraciones sufridas.

Bajo estas circunstancias notamos que la seguridad es prácticamente nula, esto propicia a que cualquier usuario o persona externa llegue a tener acceso, ocasionando perdida de información valiosa, lo cual podría verse reflejado afectando directamente a la empresa.

 

La solución ideal…

Mediante una interfaz web 2.0 SoftExpert ECM crea un ambiente de trabajo cómodo y de fácil manejo, así que sin importar el nivel de conocimiento por parte del usuario podrá hacer uso de este sin ningún problema. SoftExpert ECM provee la solución ideal para el trato de documentos, asegurando su integridad, control, disponibilidad, validez, revisiones, flujo de aprobación, accesos, entre otros.

La automatización del trato de documentos especifica las tareas concretas para los usuarios involucrados en el flujo del documento, a su vez, delimita el control de los participantes sobre el documento.

Es posible definir los privilegios para cada usuario y el manejo respecto al módulo para la configuración, gestión, registro, consulta y ejecución.

Por otro lado, permite hacer la consultoría de documentos para conocer quienes los han manipulado, en que momento, donde y de qué manera. Este medio hace posible el conocimiento de los movimientos realizados en el sistema, por lo tanto, no hay lugar a duda de quien es el usuario responsable en dado caso de que un documento sufra un trato incorrecto.

Estas son solo algunas funcionalidades y elementos con los que cuenta el módulo ECM de SoftExpert, sin embargo, existen muchos otros con los cuales usted como usuario puede hacer uso y cubrir sus necesidades para lograr un manejo de documentos eficiente.

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